System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy zgodny z wymaganiami normy ISO 45001 podlega obowiązkowym audytom wewnętrznym. Obowiązek ten wynika wprost z pkt. 9.2 normy. Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzane przez niezależnych audytorów posiadających odpowiednie kompetencje. Brak okresowego sprawdzenia procesów zachodzących o organizacji będzie traktowany jako niezgodność z wymaganiami normy ISO 45001.
Audyt wewnętrzny jest jednym z podstawowych mechanizmów oceny skuteczności systemu zarządzania. Zasady planowania, przygotowania, prowadzenia i dokumentowania audytów opisujemy szerzej w naszym kompendium Audyt ISO, które łączy praktyczne zagadnienia audytowania z wymaganiami poszczególnych norm.
Cele audytu wewnętrznego systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy?
Zgodnie z treścią normy celami audytu wewnętrznego w organizacji jest uzyskanie informacji czy system zarządzania BHP jest zgodny z wymaganiami normy i z własnymi wymaganiami organizacji dotyczącymi systemu zarządzania BHP oraz czy system jest skutecznie wdrożony i utrzymywany. Oprócz celów wymaganych normatywnie organizacja może określać dodatkowe cele programu audytów i poszczególnych audytów.
Wymagania dotyczące audytów wewnętrznych należy oczywiście rozpatrywać w szerszym kontekście wymagań dotyczących systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Podstawowe wymagania tego systemu opisujemy w opracowaniu PN-EN ISO 45001:2018 – Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy – Wymagania i wytyczne stosowania.
Program audytów wewnętrznych BHP – ISO 45001
Zgodnie z wymaganiami normy ISO 45001 organizacja planuje, ustanawia, wdraża i utrzymuje program audytów lub w zależności od wielkości i skomplikowania struktury oraz budowy wewnętrznej programy audytów. W ramach programu audytów organizacja określa częstotliwość audytów, metody audytowania, odpowiedzialności, zasady planowania i raportowania. Program audytów powinien być dostosowany indywidualnie do specyfiki organizacji i uwzględniać istotność poszczególnych procesów i wyniki poprzednich audytów.
Przy planowaniu i realizacji audytów warto również uwzględnić zasady przedstawione w Normie ISO 19011 – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania, która stanowi istotny punkt odniesienia dla organizacji tworzących programy audytów oraz prowadzących audyty systemów zarządzania.
Zakres i kryteria poszczególnych audytów
W ramach programu audytów organizacja zostaje podzielona na poszczególne zakresy audytowe. Zakres audytu definiuje obszar i granice w jakich będą przeprowadzane czynności audytowe w ramach konkretnego audytu. Często stosowanym rozwiązaniem jest roczny harmonogram audytów definiujący dokładnie zakresy audytowe i określający przedziały czasowe w jakim audyty w poszczególnych zakresach powinny być zrealizowane. Przyjęte kryteria dla poszczególnych audytów powinny być dopasowane do realiów procesów zachodzących w ramach poszczególnych zakresów audytowych. Kryteriami mogą być wymagania normy oraz wszelkie wewnętrzne uregulowania i zasady obowiązujące w obszarze audytu (np. procedury, instrukcje). Kryteria mogą być doprecyzowane (zawężone) dla poszczególnych obszarów.
Procedura audytu wewnętrznego BHP
Posiadanie procedury audytu wewnętrznego BHP nie jest obowiązkowe, ale może okazać się całkiem przydatne. Procedura może określać między innymi odpowiedzialność, zasady i metody stosowane w organizacji, zasady doboru audytorów, częstotliwość i inne. Zawartość i stopień doprecyzowania informacji zależeć powinien od wielkości i złożoności organizacji. W prostych i nieskomplikowanych strukturalnie organizacjach przebieg procesu audytu wewnętrznego może być opisany w przystępny sposób w treści księgi systemowej.
Kompetencje audytora wewnętrznego ISO 45001
Aby skutecznie planować i realizować audyty wewnętrzne organizacja powinna dysponować minimum dwoma kompetentnymi audytorami wewnętrznymi. W przypadku gdy firma ma tylko jednego audytora lub nie ma ich w ogóle, realizacja audytu wewnętrznego powinna być zlecona kompetentnemu podmiotowi zewnętrznemu. Audytorzy wewnętrzni powinni dysponować kompetencjami zapewniającymi zdolność do poprawnej oceny audytowanego obszaru. W zakresie kompetencji należy zwrócić uwagę, aby audytorzy znali wymagania normatywne ISO 45001, znali organizację i budowę systemu BHP w organizacji, rozumieli specyfikę audytowanych procesów oraz byli świadomi wymagań prawnych obowiązujących w audytowanym obszarze.
Dobór i ocena pracy audytora systemu bezpieczeństwa i higieny pracy
Dobór audytorów składa się z dwóch etapów. Pierwszy etap, to wyznaczenie osób wchodzących w skład audytorów BHP w organizacji. Drugi etap, to przyporządkowanie audytorów ISO 45001 do poszczególnych zakresów audytowych. Dla etapu pierwszego właściwe jest dokonanie wyboru z uwzględnieniem kompetencji audytorów (opis w poprzednim akapicie) oraz cech osobistych (predyspozycji) do bycia audytorem (opis w kolejnym akapicie).
Samo wyznaczenie audytora nie kończy procesu zarządzania kompetencjami. Organizacja powinna również określić sposób potwierdzania, monitorowania i oceny kompetencji osób realizujących audyty. Praktyczne zagadnienia związane z tym obszarem przedstawiono w artykule Nadzorowanie kompetencji i ocena pracy Audytora wewnętrznego ISO.
Cechy dobrego audytora wewnętrznego
Z cech osobowościowych pożądanych u dobrego audytora wymieniane są etyczność i otwartość rozumiane jako prawdomówność i uczciwe przedstawianie sytuacji oraz chęć do rozważenia różnych punktów widzenia. Dobry audytor powinien być spostrzegawczy i percepcyjny. Ważne są rzetelność i wytrwałość, ale również elastyczność. Audytor powinien wytrwale dążyć do zrealizowania założonych celów audytu i nie dać się zbytnio odciągnąć od istotnych do zbadania kwestii. Zbytnie koncentrowanie się na błahostkach może zakłócić całościowy obraz audytowanego obszaru. Z cech pożądanych u dobrego audytora wspomnieć warto również o zdecydowaniu i pewności postępowania czego nigdy nie należy mylić z butą i okazywaniem wyższości. Ważne są również komunikatywność i umiejętność współpracy z innymi.
Cechy osobowościowe mają szczególne znaczenie w pracy audytora, ponieważ wpływają nie tylko na sposób prowadzenia rozmów, ale również na obiektywizm, sposób oceny dowodów i komunikowanie ustaleń. Zagadnienie to zostało szerzej omówione w artykule Cechy dobrego audytora wewnętrznego, poświęconym kompetencjom i predyspozycjom osób realizujących audyty systemów zarządzania.
Na co zwracać uwagę podczas audytu wewnętrznego BHP ISO 45001?
Oprócz przeglądu dokumentacji i wszelkiego rodzaju zapisów istotnych dla audytowanego zakresu istotne jest rozmawianie z pracownikami i obserwowanie ich przy pracy. Rozmowa i obserwacja są uznawane za niezwykle wartościowe źródła informacji audytowej. Dobrze prowadzona dokumentacja i poprawnie generowane zapisy nie dowodzą jeszcze, że system jest zrozumiany i stosowany w praktyce przez pracowników. Dobrze zaplanowany audyt zapewnia czas na rozmowy i obserwacje, których wyniki są podstawą do wyciągnięcia wniosków audytowych. Treści rozmów i efekty obserwacji stanowią zatem dowody audytowe i mogą być przywoływane w treści raportów z audytów wewnętrznych.
Co sprawdzać podczas audytu wewnętrznego BHP ISO 45001?
W kwestii audytu dokumentacji i zapisów sprawdzamy między innymi aktualność, identyfikację i opis, dostępność, odpowiednią ochronę, poprawność prowadzenia zapisów i przekazywania informacji. W zakresie rozmów i obserwacji sprawdzamy świadomość i zdolność pracowników do stosowania obowiązujących w organizacji zasad postępowania. Z rozmów i obserwacji możemy uzyskać informacje na temat znajomości celów BHP, zrozumienia i dostępności procedur i instrukcji, zrozumienia zagrożeń i zasad komunikacji wewnętrznej, poprawności przebiegu procesu konsultacji BHP, umiejętności reagowania na sytuacje awaryjne i zagrożenia (w tym incydenty), atmosfery w pracy i podejścia przełożonych i wiele innych.
Audyt wewnętrzny jest jednym z elementów szerszego systemu zarządzania, którego skuteczność zależy od wzajemnego powiązania procesów, odpowiedzialności, kompetencji, monitorowania i doskonalenia. Szerszy kontekst funkcjonowania systemów zarządzania oraz najważniejsze zagadnienia związane z certyfikacją przedstawiamy w kompendium Certyfikat ISO – kompletny przewodnik dla firm.
