W pierwszym punkcie standardu, znajdujemy informacje w jaki sposób najwyższe kierownictwo powinno wspierać wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie wymagań określonych w BRC Storage and Distribution, poniżej ich omówienie.
BRC Storage and Distribution – Zaangażowanie najwyższego kierownictwa i ciągłe doskonalenie
Główne wymaganie:
Kadra kierownicza firmy musi wykazać, że jest w pełni zaangażowana we wdrażanie wymagań Standardu. Obejmuje to zapewnienie odpowiednich zasobów, skutecznej komunikacji, systemów przeglądu oraz działań podejmowanych w celu identyfikacji i realizacji możliwości doskonalenia.
Przywołane wymaganie realizowane jest przez najwyższe kierownictwo przez opracowanie i udokumentowanie Polityki jakości, która:
- uwzględnia bezpieczne i zgodne z prawem przechowywanie i/lub dystrybucję produktów;
- określa odpowiedzialność wobec klientów;
- jest przeglądana i autoryzowana;
- zakomunikowana w całej Organizacji.
Najwyższe kierownictwo ma zadanie zdefiniować i utrzymywać jasny plan rozwoju i ciągłego doskonalenia kultury bezpieczeństwa i jakości produktów, przez:
- zdefiniowanie działań obejmujących wszystkie komórki w Organizacji, które mają wpływ na bezpieczeństwo produktu. Dotyczy to działań związanych z:
- komunikacją;
- szkoleniami;
- informacjami zwrotnymi od pracowników;
- pomiarem wyników dla procesów związanych z bezpieczeństwem produktów;
- określenie planu wskazującego, kiedy i w jaki sposób te działania będą podejmowane i mierzone;
- przegląd efektywność zrealizowanych działań.
Pytając o zaangażowanie najwyższego kierownictwa, pierwszą odpowiedzią zawsze jest odwołanie do zapewnienia zasobów. Odpowiednio do wyników przeglądu zarządzania, najwyższe kierownictwo ma zagwarantować zasoby ludzkie i finansowe niezbędne do wdrożenia wymagań Standardu i doskonalenia procesów w Organizacji.
Ustalane cele dla przechowywania i/lub dystrybucji produktów, zapewniające utrzymanie bezpieczeństwa, jakości i legalności produktów, mają być:
- udokumentowane i określać co ma być osiągnięte i jak to zmierzyć;
- zakomunikowane odpowiednim pracownikom, we wszystkich lokalizacjach;
- monitorowane, a wyniki realizacji przedstawiane co najmniej raz na kwartał do kadry kierowniczej.
Rolą kierownictwa jest budowanie wśród pracowników świadomości konieczności zgłaszania wszelkich dowodów dotyczących bezpieczeństwa, legalności, jakości lub integralności produktu oraz sugestii doskonalenia. Takie podejście umożliwi rozwiązanie problemów wymagających natychmiastowego działania.
Wyzwaniem może być ustalenie poufnego systemu zgłaszania obaw związanych z bezpieczeństwem, legalnością, jakością i integralnością produktów (np. karty, rejestr, aplikacja). Mechanizm zgłaszania obaw ma być znany i używany przez personelowi, co oznacza, że forma musi zachęcać do korzystania z systemu.
Wszelkie zgłaszane obaw oraz podjęte działania mają by dokumentowane i oceniane, wedle ustalonych przez Organizację zasad.
W omawianym punkcie pojawiają się wymagania związane z charakterem prawnym, czyli konieczność rejestracji (zatwierdzenia) Organizacji, zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych. Ponadto znajdziemy tutaj szereg informacji określających warunki programu certyfikacji, czyli:
- Organizacja chcąc uzyskać certyfikację musi dysponować aktualną, oryginalną wersją papierową lub elektroniczną Standardu i monitorować wszelkie zmiany, które są publikowane na stronie internetowej BRCGS.
- Najwyższe kierownictwo powinno uczestniczyć w spotkaniach otwierających i zamykających audyt BRCGS. Osoby odpowiedzialne za audytowane obszary powinni być dostępne zgodnie z wymaganiami podczas audytu. Osoba odpowiedzialna za system musi być obecna w siedzibie głównej oraz we wszystkich lokalizacjach, w których prowadzona jest ocena.
- Organizacja musi poddawać się ocenie w terminie lub przed terminem audytu wskazanym na certyfikacie.
- Przyczyny niezgodności zidentyfikowane podczas poprzedniego audytu, mają być określone w sposób umożliwiający ich skutecznie usunięcie, tak aby zapobiec ich powtórzeniu.
- Stosowanie Logo BRCGS i odwołanie się do statusu certyfikacji jest możliwe wyłącznie zgodnie z ustalonymi warunkami.
BRC Storage and Distribution – Przegląd zarządzania
Wymaganie główne:
Kadra kierownicza zakładu powinna zapewnić przeprowadzenie przeglądu zarządzania w celu zapewnienia, że system zarządzania bezpieczeństwem i jakością produktów jest w pełni wdrożony, skuteczny oraz że zidentyfikowane zostały możliwości poprawy.
Przeglądy zarządzania mają być organizowane w odpowiednich, zaplanowanych odstępach czasu, co najmniej raz w roku, w celu zapewnienia wdrożenia i skuteczności działania systemu i osiągania celów.
Podczas przeglądu muszą być omówione:
- plany i terminy działań ustalone podczas poprzedniego przeglądu zarządzania;
- wyniki audytów wewnętrznych, w tym wszelkie programy wstępne;
- wyniki audytów drugiej i trzeciej strony;
- wszelkie wskaźniki i informacje zwrotne od klientów;
- cele, które nie zostały spełnione, aby zrozumieć przyczyny niepowodzenia, co będzie wykorzystywane przy ustalaniu przyszłych celów oraz do doskonalenia;
- skuteczność systemu HACCP, plany kultury bezpieczeństwa i jakości produktów, plany ochrony i autentyczności produktu (jeżeli zasadne);
- wszelkie reklamacje, incydenty, odrzucenia/zwroty produktów, marnotrawstwo i wynikające z nich działania naprawcze oraz materiały niezgodne;
- wszelkie wymagania dotyczące zasobów;
- wpływ mających zastosowanie zmian prawnych i zmian w systemie certyfikacji.
Ustalenia ze spotkania muszę być udokumentowane i wykorzystywane w celu weryfikacji celów. Decyzje i działania uzgodnione podczas przeglądu należy przekazać odpowiednim pracownikom, tak aby działania zostały wdrożone zgodnie z ustalonym harmonogramem. Zapisy z przeglądu mają być aktualizowane na bieżąco, aby pokazać, kiedy działania zostały zakończone.
Organizacji powinna ustalić plan spotkań, na których będą mogły być zgłaszane najwyższemu kierownictwu problemy związane z bezpieczeństwem, legalnością, jakością i integralnością produktów. Spotkania te muszą odbywać się co najmniej raz w miesiącu.
BRC Storage and Distribution – Struktura organizacyjna, odpowiedzialność i uprawnienia kadr kierowniczych
Wymaganie główne:
Firma musi mieć strukturę organizacyjną, która jasno definiuje i dokumentuje funkcje, obowiązki i relacje personelu, którego działalność ma wpływ na bezpieczeństwo, legalność i jakość produktu.
Organizacja musi posiadać aktualny schemat organizacyjny przedstawiający strukturę zarządzania. Jeśli dotyczy, należy uwzględnić filie oraz wszelkie obowiązki wykonywane przez siedzibę główną.
Najwyższe kierownictwo musi mieć mechanizm, zapewniający, że wszyscy pracownicy znają swoje obowiązki i że istnieją sposoby monitorowania skuteczności ich działania.
W Organizacji muszą zostać określone opisy stanowisk, podające odpowiedzialności i uprawnienia dla kluczowego personelu zaangażowanego w zapewnienie bezpieczeństwa, legalność i jakości produktów. Ponadto, należy też ustalić zastępstwa na wypadek nieobecności kluczowego personelu.
Najwyższe kierownictwo musi wprowadzić system zapewniający, że Organizacja jest na bieżąco informowana o wszystkich odpowiednich przepisach, kwestiach bezpieczeństwa produktów, postępie naukowym i technicznym oraz kodeksach postępowania w danej branży. System musi obejmować przekazywanie odpowiednich informacji do filii, jeżeli takowe występują w strukturze.
