Czym jest mapa procesów w kontekście wymagań ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001?
Mapa procesów jest graficznym odwzorowaniem całości procesów zachodzących w organizacji oraz powiązań pomiędzy tymi procesami. Mapa jest zatem narzędziem stosowanym w celu zobrazowania procesowej budowy organizacji i jej wewnętrznej złożoności. W ujęciu systemowym zastosowanie tego narzędzia odpowiada na oczekiwania wyartykułowane w punkcie 4.4 ISO 14001 oraz 45001, a także dowodzi spełnienia przez organizację wymagań punktu 4.4 podpunkt b ISO 9001: 2015.
Mapowanie procesów
Podczas budowy systemów zarządzania spełniających wymagania ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 45001 jednym z pierwszych etapów jest zazwyczaj tzw. mapowanie procesów oraz mapowanie przebiegu procesów, czyli odpowiednio o określenie ilości i typów procesów w ramach organizacji a następnie ustaleniu przebiegu poszczególnych procesów. Przebieg procesów określa się stosując schemat przedstawiony w normie ISO 9001: 2015 zakładający jako pierwszy etap ustalenie wejść do procesów i ich źródeł, następnie określenie przebiegu procesu od początku do końca, a na ostatnim etapie wskazanie wyjść z procesu i ich odbiorców.
Podejście procesowe, a mapa procesów
Mapowanie procesów a następnie ich graficzne odwzorowywanie wraz z określaniem powiązań oddziaływań jest zazwyczaj jednym z etapów wprowadzania i stosowania w organizacji podejścia procesowego. Ułatwia zrozumienie budowy organizacji i jej wewnętrznej złożoności poprzez czytelne wskazanie wszystkich procesów, ich pogrupowanie oraz przedstawienie oddziaływań pomiędzy nimi. Zgodnie bowiem z brzmieniem normy ISO 9001: 2015 „zrozumienie i zarządzanie powiązanymi ze sobą procesami jako systemem przyczynia się do skuteczności i efektywności organizacji w osiąganiu zamierzonych wyników”.
Jaki format powinna mieć mapa procesów?
Można zastosować dowolny format i jego nośnik. Normy ISO 9001, ISO 14001 oraz 45001 unikają wskazywania jednego właściwego i uniwersalnego rozwiązania. Czym zatem kierować się przy wyborze formatu mapy procesowej? Przede wszystkim czytelnością i użytecznością. Dobrym kierunkiem jest zazwyczaj unikanie zbytniego skomplikowania i potraktowanie mapy jako schematu a nie szczegółowego planu.
