Wprowadzenie do normy ISO 9001 z roku 2015 zwiera informację, iż zastosowano w niej podejście procesowe, które uwzględnia cykl „Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj” (PDCA) oraz podejście oparte na ryzyku. Według twórców normy, owo podejście procesowe umożliwia organizacji zaplanowanie procesów i powiązań między nimi. Czym zatem jest owo podejście procesowe i jak je stosować w praktyce?
Podejście procesowe – od czego zacząć?
Na wstępie należy sobie uświadomić, że każda organizacja, to kompilacja zachodzących w niej procesów oraz wzajemnych odziaływań pomiędzy tymi procesami. Twórcy normy oczekują zrozumienia organizacji, a co za tym idzie zrozumienia zachodzących w jej obrębie procesów i wzajemnych powiązań pomiędzy nimi. Podstawą zrozumienia organizacji jest poprawne określenie jej wewnętrznego i zewnętrznego kontekstu funkcjonowania (ten temat został opisany w oddzielnym artykule). Kolejnym krokiem jest czytelne wyodrębnienie procesów oraz zdefiniowanie wzajemnych powiązań pomiędzy nimi.
Podejście procesowe w ujęciu praktycznym
Procesy zachodzące w organizacji muszą zostać zdefiniowane co do zasad funkcjonowania oraz kryteriów i metod ich nadzorowania. W praktyce oznacza to, że każdy zachodzący w obrębie organizacji proces musi mieć określony sposób przebiegu oraz wskazany oczekiwany efekt końcowy. Dla poprawnego przebiegu procesów należy również przypisać odpowiedzialności i uprawnienia w procesach, ocenić ryzyka i szanse oraz określić i zapewnić odpowiednie zasoby. Praktyka poszła w kierunku definiowania kluczowych dla organizacji procesów za pomocą procedur postępowania. Należy jednak mieć na uwadze, że nie jest to jedyny słuszny tok postępowania. Twórcy normy niczego w tym zakresie nie narzucają, oczekują jednak, że organizacja
Mapa procesów jako graficzne odwzorowanie ogółu procesów
Dla zobrazowania ogółu procesów zachodzących w organizacji często stosowana jest tak zwana mapa procesów. Umożliwia ona zarówno zobrazowanie całości procesów, jak i naszkicowanie wzajemnych powiązań i odziaływań pomiędzy nimi. Procesy zazwyczaj grupowane są w zbiorach tematycznych ułatwiających przedstawienie wzajemnych zależności (ten temat również opisujemy w odrębnym artykule).
Zastosowanie cyklu PDCA w podejściu procesowym
Przebieg procesów powinien uwzględniać cykl PDCA, czyli być ukierunkowany na uwzględniające ryzyka i możliwości planowanie, następnie monitorowanie i nadzorowanie zaplanowanych działań, a w konsekwencji tego na odkrywanie, analizowanie i wdrażanie w odpowiednim zakresie możliwości doskonalenia. Działaniami doskonalącymi objęte mogą zostać wszystkie etapy przebiegu procesów.
