Cechy Audytora wewnętrznego ISO
Zarządzanie kompetencjami audytorów wewnętrznych, jest elementem zarządzania programem audytów wewnętrznych. Kwalifikując daną osobę jako potencjalnego audytora wewnętrznego należy wziąć pod uwagę szereg kwestii. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na jego cechy osobiste. Audytor powinien cieszyć się nieposzlakowaną opinią osoby bezstronnej i uczciwej. Oprócz tego musi być obowiązkowy i procować w sposób uporządkowany. Wielce przydatną cechą będzie również pewność siebie połączona z umiejętnością prowadzenia rozmów, bez wzbudzania zbędnych antagonizmów. Przymiotów pożądanych w postawie Audytora można wymienić znacznie więcej, a w związku z tym poświęcony temu zostanie odrębny artykuł. Oczywiście same cechy charakterologiczne stanowią dobry fundament, ale nie pozwalają jeszcze na jednoznaczną kwalifikację kandydata jako Audytora wewnętrznego.
Kompetencje Audytora wewnętrznego ISO
Oprócz pożądanych cech, audytor zobowiązany jest dysponować odpowiednimi kompetencjami, które w normie ISO 19011 zdefiniowane zostały w czterech zakresach:
- zasady, procesy i metody audytowania,
- normy systemu zarządzania i inne dokumenty odniesienia,
- organizacja i jej kontekst,
- mające zastosowanie wymagania prawne i regulacyjne oraz inne wymagania.
Zatem Audytor wewnętrzny musi potrafić audytować, ale jak zapewne wiecie, samo odbycie szkolenia i uzyskanie certyfikatu nie załatwia tej kwestii. Niezbędne są ćwiczenia praktyczne pod okiem doświadczonego Audytora, a więc np. udział w audytach wewnętrznych w roli Audytora trenującego. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się być mentoring, przy założeniu, że mentor jest dobrym i wysoko ocenianym Audytorem. To niesłychanie istotne, bowiem nadal spotyka się sporo niekompetentnych Audytorów, którzy bardzo oddalili się w sposobie audytowania od szczytnych wzorców prezentowanych w normie. Przez to szkodzą wizerunkowi ISO i zniechęcają do systemów zarządzania osoby, z którymi zetkną się prowadząc czynności audytowe.
Wskazane jest, aby Audytor wewnętrzny znał organizację i zasady jej funkcjonowania wraz z wewnętrznymi i zewnętrznymi uwarunkowaniami. Ale czy zatem nowy członek organizacji będzie złym Audytorem? Niekoniecznie, może się nawet okazać, że jego świeże spojrzenie będzie jego wyjątkowym atutem. Nie jest bowiem wymagana dogłębna znajomość całej organizacji, raczej oczekujemy zwyczajnego zorientowania w zasadach i specyfice funkcjonowania. Oczywiście znajomość zasad realizacji procesów, które Audytor będzie poddawał weryfikacji jest konieczna.
Wiedza użyteczna i wymagana dla Audytora wewnętrznego ISO
Kolejnymi zakresami wiedzy użytecznej i wymaganej będą znajomość norm odniesienia i znajomość mających zastosowanie w audytowanym obszarze wymagań prawnych i innych. Audytor wewnętrzny niekoniecznie musi być specjalistą w audytowanym zakresie. Mile widziana jest wiedza specjalistyczna związana z wykształceniem zawodowym i doświadczeniem, ale nie jest to kryterium ostateczne. Ogólne kompetencje Aaudytora wewnętrznego mogą być kompilacją wielu aspektów. W praktyce w zupełności wystarczy, jeżeli Audytor wewnętrzny dobrze orientuje się w specyfice audytowanego zakresu. Nie można natomiast kwalifikować Audytorów do poszczególnych zakresów tylko na podstawie przypuszczeń. Dostępnych bowiem jest sporo mechanizmów i narzędzi pozwalających dość dobrze ustalić zakres kompetencji Audytorów wewnętrznych w organizacji.
Braki kompetencyjne audytora wewnętrznego ISO
Co zrobić, jeżeli brakuje nam Audytora o odpowiednich kompetencjach? Wyjścia są zasadniczo cztery. Po pierwsze możemy postarać się o zniwelowanie luki kompetencyjnej poprzez dokształcenie w zakresie wymaganej wiedzy i umiejętności. Po drugie możemy poszukać w organizacji kandydata na Audytora o stosownej wiedzy i umiejętnościach. Po trzecie możemy przydzielić Audytorowi eksperta dysponującego stosowną wiedzą, ale nie pracującego na co dzień w audytowanym obszarze. I po czwarte możemy skorzystać z usług profesjonalnego Audytora zewnętrznego, który wystąpi u nas w roli Audytora wewnętrznego, oczywiście po zapoznaniu się z organizacją, jej specyficznymi zasadami funkcjonowania i obowiązującym w niej systemem zarządzania.
Ogólne kompetencje Audytora wewnętrznego będą zatem kompilacją odbytych szkoleń i ukończonych kursów, wykształcenia i doświadczenia zawodowego, doświadczenia w audytowaniu oraz znajomości konkretnych procesów. Kompetencje Audytorów wewnętrznych powinny być dokumentowane i ewidencjonowane. Dysponując odpowiednią liczbą Audytorów o odpowiednich kompetencjach można rzetelnie zaplanować i zrealizować turę audytów wewnętrznych w organizacji.
Ocena pracy Audytora wewnętrznego ISO
Kolejnym etapem zarządzania programem audytów wewnętrznych jest ocena pracy Audytorów. Działając w zgodzie z cyklem PDCA i spełniając wytyczne ISO 19011 należy określić, wdrożyć, utrzymywać i oceniać pod kątem skuteczności system oceny Audytorów wewnętrznych. Ocenie podlegać mogą różne aspekty, a sama ocena może opierać się na kilku metodach. W normie znajdziemy zalecenie, aby w celu uzyskania miarodajnych wyników stosować kombinację kilku metod i oceniać wiele aspektów pracy Audytorów. Zatem osoba zarządzająca programem audytów wewnętrznych w organizacji prowadzić musi systematyczną ocenę służącą wychwyceniu wzorców godnych naśladowania, ale także ewentualnych niedociągnięć i błędów w całej pracy Audytora od przygotowania, poprzez realizację audytu na sporządzeniu i przesłaniu raportu skończywszy.
Treść normy zawiera wskazówki, którymi należy się posiłkować konstruując i utrzymując program oceny audytorów. I tak podczas systematycznej oceny oprzeć się można na informacjach płynących z audytowanych obszarów między innymi od osób, które uczestniczyły w audycie i będą w stanie odnieść się do zachowania Audytora podczas audytu. Wszelkie negatywne sygnały należy traktować bardzo poważnie, ponieważ niektóre zachowania są niedopuszczalne i mogą źle wpływać na postrzeganie ISO w organizacji. Jeżeli natomiast Audytor pozostawił po sobie dobre wrażenie, to należy jeszcze zweryfikować, czy osiągnął cele audytu i zrealizował plan w zakładanym czasie. Ten zakres oceny wydaje się być niesłychanie istotny, bowiem zły Audytor nie dość, że nie wpisuje się w koncepcję ciągłego doskonalenia, to nawet potrafi odnieść skutek odwrotny od oczekiwanego. Czarne owce należy dyscyplinować i przywracać na słuszną drogę, a w przypadku powtarzających się uwag i braku poprawy pomimo wdrożonych działań nawet ostatecznie eliminować z grona audytorskiego.
Jeszcze jednym użytecznym aspektem oceny jest treść raportu sporządzonego przez daną osobę, jego klarowność, przejrzystość, podparcie ustaleń i wniosków obiektywnymi dowodami. Raport nie merytoryczny, zagmatwany, w którym ciężko zrozumieć, dlaczego Audytor wyciągnął taki wniosek, daje informację, że należy coś w tym zakresie poprawić. Co do zasad sporządzania raportów wytyczne normy są dość klarowne, a brak podparcia wniosku obiektywnym dowodem jest po prostu niezgodnością z obowiązującymi zasadami.
Audytorów można również oceniać obserwując ich podczas realizacji audytów bądź rozmawiając z nimi przed, podczas lub po audycie, Można również przeglądać notatki audytorskie oceniając zgodność z treścią raportu, porządek i czytelność zapisu. W tym miejscu warto przypomnieć, że notatki Audytora powinny zostać dołączone do raportu, chyba, że nasze indywidualne uregulowania stanowią inaczej w tej mierze. Jeżeli w organizacji mają zastosowanie listy kontrolne lub inne formularze pomocnicze, to sposób ich wypełnienia również daje informację o jakości pracy Audytora. W niektórych przypadkach można również posiłkować się dodatkowymi metodami oceny, na przykład przeprowadzając wewnętrzne testy lub egzaminy weryfikujące interesujące nas zakresy wiedzy i zachowań Audytorów.
