Czym jest przegląd zarządzania w myśl wymagań współczesnych standardów ISO?
Biorąc za przykład wymagania ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 45001 zauważamy, że przegląd zarządzania jest jednym z obowiązków najwyższego kierownictwa. Przegląd jest punktem rozliczeniowym kończącego się okresu i programującym zadania systemowe na kolejny okres. Jest zatem niesłychanie istotnym punktem na osi funkcjonowania systemu zarządzania. Przegląd musi być realizowany nie rzadziej niż raz do roku. Najczęściej odbywa się on po realizacji audytów wewnętrznych. Taki układ wynika z chronologii norm, która jest zgodna z cyklem PDCA. Podczas przeglądu omawiane są wszystkie aspekty funkcjonowania systemów, czyli funkcjonowania organizacji, ponieważ w każdej z przywołanych norm znajdziemy zalecenie, aby system został zintegrowany z biznesowym funkcjonowaniem organizacji.
Kto powinien uczestniczyć w zintegrowanym przeglądzie zarządzania?
Zgodnie z zapisami punktu 9.3 norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 45001 przegląd zarządzania przeprowadza najwyższe kierownictwo. Zatem powinno ono obradować w pełnym składzie, nie ograniczając się jedynie do uczestnictwa w obradach swojego przedstawiciela. W praktyce często organizacją przeglądu zajmuje się pełnomocnik i jest to jak najbardziej słuszna koncepcja. Jednakże nigdy nie powinno dochodzić do sytuacji, w której samodzielnie przeprowadza on przegląd zarządzania. Pełnomocnik bowiem jest tylko reprezentantem najwyższego kierownictwa, a nie podmiotem je zastępującym. Oprócz pełnomocnika systemowego i najwyższego kierownictwa w przeglądzie mogą, a czasami nawet powinny uczestniczyć osoby referujące poszczególne zakresy systemowe zgodnie z przypisanymi im rolami i odpowiedzialnościami.
W jakie formie powinien się odbywać zintegrowany przegląd zarządzania?
Przegląd powinien przybrać formę dyskusji opartej o fakty, czyli o podsumowania i analizy, które stanowią dane wejściowe do przeglądu. Podczas przeglądu należy rozliczyć zadania zaplanowane na poprzednich przeglądach, a następnie uwzględniając aktualny kontekst funkcjonowania organizacji oraz wynikające z analiz i podsumowań trendy, zaplanować działania na kolejny okres. Znajomość czynników wewnętrznych i zewnętrznych wpływających na funkcjonowanie organizacji jest jednym z podstawowych zakresów warunkujących poprawność danych wyjściowych z przeglądu. Zatem ustalenia i decyzje muszą opierać się na realnych przesłankach i trendach oraz zawierać skonkretyzowane czynności określone w czasie i przyporządkowane do wskazanych osób. Zbyt ogólnikowe zapisy mówiące na przykład o postępowaniu zgodnie z jakąś procedurą są niewłaściwe, ponieważ również bez tych zapisów, należy postępować zgodnie z takową procedurą.
Co należy omówić podczas zintegrowanego przeglądu zarządzania?
Przegląd zintegrowanego systemu musi dotyczyć wszystkich kwestii poruszanych w normach składowych. I tak dla przykładu dla przywołanych wcześniej norm ISO 9001, ISO 14001 oraz 45001 będzie on odnosił się do:
- czynników zewnętrznych i wewnętrznych, istotnych dla zintegrowanego systemu;
- potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych, w tym zobowiązań dotyczących zgodności;
- istotnych informacji przekazywanych przez strony zainteresowane, w tym skarg oraz odpowiedniej komunikacji ze stronami zainteresowanymi;
- zadowolenia klienta i informacji zwrotnych od istotnych stron zainteresowanych;
- znaczących aspektów środowiskowych;
- spełniania zobowiązań dotyczących zgodności;
- stopnia, w jakim zostały spełnione cele jakościowe, środowiskowe oraz cele i politykę BHP;
- efektów funkcjonowania procesów i zgodności wyrobów i usług;
- incydentów, niezgodności i działań korygujących;
- wyników monitorowania i pomiarów;
- wyników audytów (wewnętrznych i zewnętrznych);
- konsultacji i współudziału pracowników;
- działalności zewnętrznych dostawców;
- adekwatności zasobów;
- skuteczności podjętych działań uwzględniających ryzyka i szanse;
- wszelkich możliwości ciągłego doskonalenia.
Przegląd zintegrowanego systemu zarządzania ma zatem sporo elementów wspólnych dla wszystkich norm składowych, ale uwzględnia również kwestie charakterystyczne dla poszczególnych standardów jak np.: zadowolenie klienta (ISO 9001), aspekty środowiskowe (ISO 14001) oraz konsultacje i udział pracowników (ISO 45001).
