Pracownik w rozumieniu ISO
Zacznijmy od tego, że pojęcie pracownika stosowane w treści norm ISO różni się od definicji pracownika zawartej w kodeksie pracy. W systemach zarządzania za pracownika uważa się bowiem osobę wykonującą pracę lub czynności związane z pracą, które są pod kontrolą organizacji. Nie ma tu zatem znaczenia na jakiej zasadzie pracownik jest zatrudniony. Zatem za pracownika należy uważać każdą osobę wykonującą czynności dla organizacji, nawet gdy nie jest zatrudniona, czyni to tylko chwilowo lub działa nieodpłatnie.
Kim dla organizacji jest jej pracownik?
Pracownik jest interesariuszem wewnętrznym. Zatem jego potrzeby i oczekiwania wymiernie wpływają na kontekst funkcjonowania organizacji, a najwyższe kierownictwo, zgodnie z treścią normy musi je na bieżąco rozpoznawać rozumieć i uwzględniać ich wpływ na działanie firmy. Implikacje związane z tym interesariuszem mogą mieć między innymi charakter natury prawnej, kulturowej, społecznej i ekonomicznej. Zaangażowanie pracownika jest wymieniane wśród 7 zasad zarządzania jakością, a jego poziom bezpośrednio przekłada się na funkcjonowanie organizacji i poziom zadowolenia klienta.
Kompetencje pracowników w rozumieniu ISO 9001
Obowiązkiem organizacji jest określenie niezbędnych kompetencji pracowników. Należy zatem dokonać analizy i sformułować zakresy kompetencyjne dla osób na poszczególnych stanowiskach. Pozwoli to zweryfikować czy osoba, którą przymierzamy do objęcia danego stanowiska jest wystarczająco kompetentna. Ewentualne luki kompetencyjne stanowią podstawę do odpowiedniego uzupełnienia kompetencji lub niekiedy dyskwalifikują kandydata do pełnienia danej funkcji do momentu uzupełnienia kompetencji. Według twórców normy na podstawowe kompetencje wpływają: wykształcenie, szkolenia i doświadczenie.
Uzupełnianie kompetencji pracowników
Cytując zapisy normy ISO 9001: „tam, gdzie ma to zastosowanie, organizacja podejmuje działania w celu uzyskania niezbędnych kompetencji i ocenia skuteczność podjętych działań”. Działania takie mogą sprowadzać się do przeprowadzenia prostych szkoleń wewnętrznych, poprzez szkolenia zewnętrzne, kursy, warsztaty, ale mogą również obejmować uzupełnienie kompetencji pracownika o kwestie związane np. z jego wykształceniem. Czasami zatem wystarczy objąć daną osobę mentoringiem doświadczonego pracownika, a czasami prościej będzie zatrudnić osobę posiadającą już pełną gamę niezbędnych na danym stanowisku kompetencji. Pamiętajmy, że norma nakłada obowiązek przechowywania udokumentowanych informacji jako dowód kompetencji.
Kto decyduje jakie kompetencje musi posiadać pracownik?
Ogólnie można przyjąć, że to władze organizacji decydują o tym kogo będą uważały za osobę kompetentną. Są jednak zakresy czynności, które z mocy przepisów prawa lub innych przepisów do przestrzegania, których zobowiązana jest organizacja, narzucają pewien poziom kwalifikacji. Jednakże nawet osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje, wcale nie musi być wystarczająco kompetentna, bo będzie jej brakowało np. doświadczenie, obycia, itd.
Świadomość pracownika, a jego kompetencje w kontekście ISO 9001
Kwestia odpowiedniego poziomu świadomości osób wykonujących prace na rzecz organizacji jest niesłychanie istotna dla systemów zarządzania jakością. Certyfikat ISO 9001 poświęca temu zagadnieniu osobny podpunkt wskazując jednoznacznie, że osoby pracujące pod nadzorem organizacji mają być świadome polityki jakości, istotnych celów jakościowych oraz swojego wkładu w skuteczność systemu zarządzania jakością. Co w połączniu z obowiązkiem ciągłego doskonalenia oznacza konieczność stałego dbania o skuteczność systemu przekazywania informacji w organizacji. ISO 9001 nakłada również obowiązek, aby pracownicy byli świadomi konsekwencji niezgodności z wymaganiami systemu zarządzania jakością, a te mogą być wielorakie. Od prozaicznych błędów i nieporozumień poprzez duże niezgodności skutkujące np. łamaniem przepisów prawnych, aż po sytuacje, które zagrażają zdrowiu i życiu ludzi.
Co jeszcze muszą wiedzieć pracownicy?
Właściwie cała wiedza pracowników, to kwestia ich odpowiednich kompetencji, ale dla porządku powiedzmy, że oprócz umiejętności pracy na stanowisku pracownicy powinni znać między innymi zasady komunikacji wewnętrznej i zasady nadzorowania niezgodności. Powinni być świadomi czym dla organizacji jest audyt wewnętrzny i jaka jest ich rola podczas audytów. Pracownicy są również źródłem ryzyk i szans dla organizacji.
