Standard BRC Storage and Distribution definiuje hurtowników jako firmy, które kupują (mają tytuł prawny) produkt w celu odsprzedaży innym firmom (nie konsumentowi końcowemu). BRC Storage and Distribution może być stosowany wyłącznie przez hurtownie, które mają pod bezpośrednią kontrolą magazyny, w których przyjmowany jest zakupiony produkt, i dostarczają lub umożliwiają odbiór tego produktu klientom (inne firmy). Poza wymaganiami określonymi w sekcjach od 1 do 9 standardu BRC Storage and Distribution, hurtownicy muszą spełniać założenia Modułu dla hurtowni, określone w sekcji 10.
Z zakresu tego modułu wyłączone są sieci dystrybucyjne, w tym sieci pocztowe, kurierskie, paletowe czy prowadzące operacje drobnicowe. Hurtownie prowadzące sprzedaż produktów online bezpośrednio konsumentowi, poza spełnieniem wymagań określonych w module dla hurtowni, muszą wdrożyć dodatkowy moduł, określający zasady nadzorowania sprzedaży elektronicznej – moduł E-commerce.
Moduł dotyczący hurtowni uwzględnia:
- Wymagania ogólne obowiązujące wszystkich hurtowników – mające zastosowanie względem wszystkich produktów nabywanych w celu odsprzedaży.
- Produkty markowe – wymagania dotyczące zakupu i sprzedaży hurtowej produktów markowych.
- Produkty własne – wymagania mające zastosowanie dla wszystkich hurtowników sprzedających:
- produkty marki własnej;
- produkty pod marką wyłączną hurtowni;
- produkty pod wyłączoną marką klienta, opracowane zgodnie ze specyfikacją klienta/hurtownika.
Ogólne wymagania mające zastosowanie do wszystkich hurtowników
Identyfikowalność
Główne wymaganie
Hurtownik zachowuje identyfikowalność wszystkich partii produktu, wstecz – od ostatniego producenta, w przód – do swojego klienta.
Firma utrzymuje system identyfikowalności dla wszystkich partii produktu. System pozwala na określenie ostatniego producenta lub, pakującego lub miejsce ostatniej znaczącej zmiany produktu. Prowadzone zapisy muszą pozwolić na identyfikację odbiorcy każdej partii produktu sprzedawanego przez hurtownię.
System identyfikowalności musi być testowany co najmniej raz w roku, w kierunkach wstecz i w przód.
Test identyfikowalności ma obejmować uzgodnienie ilości produktu otrzymanego dla wybranej partii produktu. Identyfikowalność powinna być możliwa do osiągnięcia w ciągu 4 godzin (1 dzień, gdy wymagane są informacje od podmiotów zewnętrznych).
Zarządzanie wycofywaniem i wycofywaniem produktów
Główne wymaganie
Hurtownik posiada plan i system umożliwiający wstrzymanie i wycofanie produktów w razie potrzeby
Organizacja musi posiadać udokumentowaną, dostępna w każdej chwili procedura wstrzymania i wycofania produktu, która uwzględnia przynajmniej:
- identyfikację kluczowego personelu wchodzącego w skład zespołu zarządzającego wycofaniem, z jasno określonymi obowiązkami;
wytyczne dotyczące podejmowania decyzji, czy produkt wymaga wstrzymania lub wycofania, oraz zapisy, które należy prowadzić; - aktualną listę kluczowych kontaktów (w tym dane kontaktowe poza godzinami pracy) lub lokalizację takiej listy (np. zespół zarządzający wycofaniem, służby ratunkowe, dostawcy, klienci, jednostka certyfikująca, organ nadzorujący);
- plan komunikacji, w tym czas na dostarczanie informacji klientom, konsumentom i organom nadzorującym, w stosownych przypadkach;
- dane do stron zewnętrznych zapewniających wsparcie (np. laboratoria, organy nadzorujące i eksperci prawni);
- plan logistyki związanej z identyfikacją, odzyskiwaniem lub usuwaniem wadliwego produktu oraz uzgadniania stanów magazynowych.
Procedury wstrzymania i wycofywania produktów muszą być testowane co najmniej raz w roku, wyniki testu mają być zapisane i uwzględniać czas realizacji poszczególnych działań. Wyniki testu i każdego faktycznego wycofania należy wykorzystać do przeglądu i doskonalenia procedury.
W sytuacji wycofania produktu z rynku przez Organizację, konieczne jest poinformowanie jednostki certyfikującej, w terminie 3 dni roboczych od decyzji o wycofaniu.
Markowe produkty
Główne wymaganie:
Firma powinna posiadać systemy zapewniające, że markowe produkty, które są kupowane w celu dalszej odsprzedaży, są bezpieczne, legalne i spełniają oczekiwania jakościowe klientów.
Kwalifikowanie i monitorowanie dostawcy
Główne wymaganie
Hurtownik ustanowił procedury zatwierdzania i monitorowania dostawców zakupionego produktu.
Organizacja musi dysponować udokumentowaną procedurę zatwierdzania dostawców, opartą na ryzyku i jasno określającą kryteria, które dostawca ma spełnić. Proces zatwierdzania musi uwzględniać rodzaj produktu i miejsce wytworzenia produktu oraz potencjalne zagrożenia w łańcuchu dostaw do momentu odbioru towaru przez Organizację.
Zatwierdzając dostawcę uwzględnić należy co najmniej jeden z następujących elementów:
- możliwe do wyegzekwowania gwarancje od dostawcy;
- historyczne relacje handlowe i reputacja marki;
- w przypadku zakupu produktu od jakiejkolwiek firmy, która nie jest producentem, pakującym ani (w przypadku produktów luzem) konsolidatorem (np. agentem lub brokerem), wymagane są informacje umożliwiające zatwierdzenie. Należy je uzyskać od agenta/brokera, chyba że on sam jest certyfikowany zgodnie ze standardem BRCGS (np. Global Standard for Agents and Brokers) lub standardem wyznaczonym przez GFSI;
- ważny certyfikat z obowiązującym standardem BRCGS lub GFSI, w zakresie kupowanych produktów;
- audyt dostawcy, którego zakres obejmuje bezpieczeństwo produktu, identyfikowalność, przegląd HACCP oraz dobre praktyki produkcyjne, przeprowadzony przez doświadczonego i kompetentnego audytora;
- kwestionariusz, w przypadku potwierdzonego uzasadnienia opartego na ryzyku, że dostawca stwarza niskie zagrożenie. Kwestionariusz obejmuje bezpieczeństwo produktu, identyfikowalność, przegląd HACCP oraz dobre praktyki wytwarzania. Kwestionariusz musi być weryfikowany w Organizacji przez kompetentną osobę.
Konieczne jest opracowanie i udokumentowanie procesu bieżącej oceny zatwierdzonych dostawców. Określając kryteria oceny, Organizacja musi uwzględnić postępowanie z reklamacjami. Udokumentowana ocena ma być prowadzona co najmniej raz w roku.
Organizacja musi dysponować procedurą określającą sposób postępowania w sytuacjach wyjątkowych, kiedy proces zatwierdzania dostawców nie może być zrealizowany (np. zakup produktów, dla których nie przeprowadzono audytu).
Produkty własne, produkty pod wyłączną marką hurtownika i/lub produkty pod wyłączną marką klienta
Zatwierdzenie dostawcy i monitorowanie wydajności
Główne wymaganie
Firma ustanowiła procedury zatwierdzania i monitorowania producentów i firm pakujących produktów marek własnych i marek na wyłączność klienta.
Organizacja musi określić udokumentowaną procedurę zatwierdzania dostawców, która określa zasady kwalifikowania i monitorowania dostawców i producentów/przetwórców każdego sprzedawanego produktu. Wymagania powinny wynikać z udokumentowanej oceny ryzyka, należy rozważyć:
- charakter produktu i związane z nim zagrożenia;
- wymagania specyficzne dla klienta;
- wymagania prawne w kraju sprzedaży lub importu produktu;
- źródło lub kraj pochodzenia;
- możliwość celowego zanieczyszczenia lub oszustwa.
Procedura zatwierdzania i monitorowania opiera się na ocenie ryzyka i obejmuje jeden lub kombinację następujących elementów:
- certyfikacja obejmująca zakresem zakupione materiały (np. BRCGS lub innego systemu uznanego przez GFSI);
- audyty dostawcy/strony trzeciej, w zakresie obejmującym bezpieczeństwo produktu, identyfikowalność, przegląd HACCP oraz dobre praktyki produkcyjne, przeprowadzane przez doświadczonego i kompetentnego audytora;
- kwestionariusz, w przypadku potwierdzonego uzasadnienia opartego na ryzyku, że dostawca stwarza niskie zagrożenie. Kwestionariusz obejmuje bezpieczeństwo produktu, identyfikowalność, przegląd HACCP oraz dobre praktyki wytwarzania, musi być przeglądany co najmniej raz na 3 lata i weryfikowany przez kompetentną osobę. Dostawcy musi zostać zobowiązany do powiadomienia o wszelkich istotnych zmianach.
Organizacja jest zobowiązana do prowadzenia aktualnej lista zatwierdzonych dostawców.
Proces bieżącej oceny zatwierdzonych dostawców, podobnie jak dla produktów markowych ma być udokumentowany, prowadzony przynajmniej raz w roku i w zdefiniowanych kryteriach uwzględniać reklamacje.
W tym przypadku również konieczne jest określenie zasad postępowania z wyjątkami od procesu zatwierdzania dostawców, a procedura musi uwzględniać informowanie klienta, w przypadku obsługi produktów marki klienta.
Ukierunkowanie na potrzeby klienta i komunikacja
Główne wymaganie
Hurtownik zapewnia, że wszelkie polityki lub wymagania specyficzne dla klienta są rozumiane, wdrażane i jasno komunikowane odpowiedniemu personelowi oraz właściwym dostawcom produktów i usług.
Wymagane jest ustalenie właściwych kanałów komunikacji wewnątrz Organizacji jak i zewnętrznych pozwalających ona identyfikację i wdrożenie wymagań klienta. Wymagania określone w tym punkcie nie mają zastosowania dla organizacji zajmujących się wyłącznie obsługą produktów.
Zarządzanie ryzykiem oszustwa produktowego
Główne wymaganie
Hurtownik zapewnia istnienie systemów minimalizujących ryzyko zakupu produktów oszukanych lub zafałszowanych.
Polityką GFSI jest przeciwdziałanie zafałszowaniu żywności. W celu identyfikacji ryzyka dotyczącego fałszowania produktów, wykorzystywane są dane o historyczne o zagrożeniach w łańcuchu dostaw.
Organizacja jest zobowiązana do przeprowadzenia udokumentowanej oceny narażenia na zafałszowanie dla wszystkich produktów, w której uwzględnia się:
- historyczne dowody fałszowania;
- czynniki ekonomiczne, zachęcające do oszustwa;
- łatwość dostępu do produktu w łańcuchu dostaw;
- zaawansowanie rutynowych testów w celu wykrywania zafałszowania;
- charakter surowców.
Ocenę narażenia poddaje się corocznemu, formalnemu przeglądowi, w celu uwzględnienia zmieniającego się kontekstu, który może zmienić potencjalne ryzyko.
Dla produktów zidentyfikowanych jako szczególnie narażone na zafałszowanie lub zastąpienie, Organizacja zobowiązana jest wdrożyć odpowiednie plany działania zapewnianiające autentyczność i/lub poddawać produkt badaniom mającym na celu zmniejszenia ryzyka.
Projektowanie/rozwój produktu
Główne wymaganie
Hurtownik zapewnia, że proces opracowywania i zatwierdzania produktu gwarantuje powstanie produktów, które są bezpieczne i zgodne z prawem, oraz że przeprowadza się dla nich analizę zagrożeń.
Wymagania opisane w niniejszy rozdziale standardu BRC Storage and Distribution dotyczą produktów do sprzedaży pod marką własną lub marką wyłączną hurtownika.
Organizacja musi dysponować procedurą oceny i zatwierdzania produktów, w której podane są zasady:
- opisu specyfikacji określający wymagania dla produktów, które mają zostać opracowane;
- procesu sprawdzania próbek produktów względem określonej receptury;
- formalnego procesu zatwierdzania produktu.
Należy pamiętać o określeniu zasad postępowania z etykietami produktu, tak by zapewnić ich zgodność z odpowiednią specyfikacją oraz wymaganiami prawnymi rynku sprzedaży. Konieczne jest wdrożenie procesu weryfikacji, czy informacja o składnikach, alergenach na etykiecie jest zgodne z recepturą. Określony termin przydatności, określony na podstawie udokumentowanych danych, jest zawsze zatwierdzany przez Hurtownika.
Hurtownik musi być powiadamiany przez producenta o zmianach w składzie produktu/ procesie.
Specyfikacje
Główne wymaganie
Firma zapewnia, że istnieją odpowiednie specyfikacje dla wszystkich produktów marki własnej, marki wyłącznej hurtowni i/lub marek wyłącznych dla klienta.
Specyfikacje powinny być adekwatne, dokładne i zapewniać zgodność z odpowiednimi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa i przepisami prawnymi. Powyższe ma pozwolić konsumentowi na bezpieczne użytkowanie produktu.
Specyfikacje podlegają udokumentowanemu i zatwierdzanemu przeglądowi za każdym razem, gdy produkty ulegają zmianie (np. surowce, metody przetwarzania) lub przynajmniej co 3 lata.
Kontrola i analiza produktu
Główne wymaganie
Hurtownik realizuje lub zleca kontrole i analizy produktów, które mają kluczowe znaczenie dla potwierdzenia bezpieczeństwa, legalności i jakości produktów, stosując odpowiednie procedury, urządzenia i standardy.
Na podstawie oceny ryzyka Organizacja ma zdefiniować, które przychodzące produkty będą podlegać monitorowaniu na zgodność ze specyfikacją. Procedury i metody inspekcji, częstotliwość inspekcji muszą być określone i udokumentowane.
Deklaracje względem obsługiwanych produktów lub użytych surowców, w tym dotyczące pochodzenia, łańcucha dostaw i statusu „zachowania tożsamości”, potwierdzane są przez dostawcę lub niezależne źródła.
Wykonywane badania, które mają krytyczne znaczenie dla bezpieczeństwa lub legalności produktów, mają być realizowane przez laboratorium posiadające akredytację lub działające zgodnie z wymaganiami normy ISO/IEC 17025.
