Idea konsultacji i współudziału
Norma ISO 45001: 2018 nakłada na organizacje obowiązek konsultowania pewnych działań z pracownikami, a w niektórych zakresach nawet współudziału pracowników w podejmowaniu decyzji. Ta koncepcja nie jest całkowitą nowością w zakresie wymagań stawianych przez standardy ISO. Oczekiwanie angażowania i zachęcania pracowników do współudziału spotkamy między innymi w standardach jakościowym i środowiskowym.
Twórcy aktualnego wydania normy BHP, uczynili jednak zdecydowany krok w odniesieniu do wcześniejszego OHSAS 18001 i doprecyzowali zakresy w jakich należy zasięgać opinii i prosić o zatwierdzanie działań przez pracowników lub ich przedstawicieli. Zdefiniowane zostały również pojęcia współudziału i konsultacji, aby zapobiec jakimkolwiek wątpliwościom co do ich natury.
Definicje konsultacji i współudziału
Zgodnie z treścią normy za współudział należy rozumieć uczestnictwo w podejmowaniu decyzji, a za konsultacje, zasięganie opinii przed podjęciem decyzji. Pojęcia te należy zatem rozumieć dosłownie, czyli tak jak są one definiowane przez słownik języka polskiego, przy czym konsultantem i współudziałowcem są tutaj pracownicy lub ich przedstawiciele.
Kto uczestniczy w konsultacjach?
Z treści punktu 5.4 ISO 45001: 2018 jasno wynika, iż należy kłaść nacisk na konsultacje z pracownikami na stanowiskach niekierowniczych. Oznacza to, że procesu konsultacji nie można opierać wyłącznie na kadrze średniego i wyższego szczebla. Uczestnikami tego procesu muszą być również pracownicy wykonawczy, mający najczęściej bezpośredni kontakt z zagrożeniami BHP w organizacji. Pracownicy tacy, są bowiem nieocenionym źródłem informacji w zakresie praktycznego podejścia do ryzyka. Proces konsultacji i współudziału powinien zatem zapewnić kompilację wiedzy teoretycznej i praktycznej przy planowaniu i podejmowaniu decyzji.
Co należy konsultować z pracownikami?
Jak już wcześniej wspomniano, norma dość precyzyjnie określa zakres konsultacji. Zgodnie z jej treścią konsultacje powinny obejmować:
- potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych, w tym samych pracowników,
- ustanawianie polityki BHP,
- przydzielanie obowiązków i uprawnień w organizacji,
- ustalanie, w jaki sposób spełniać wymagania prawne i inne wymagania,
- ustanawianie celów BHP i planowanie sposobów ich osiągania,
- ustalanie odpowiednich środków nadzoru nad zlecaniami zewnętrznymi, zakupami i wykonawcami,
- określanie, co należy monitorować, mierzyć i oceniać,
- planowanie i realizowanie programu audytów,
- zapewnianie ciągłego doskonalenia.
Zakres współudziału pracowników w podejmowaniu decyzji
Podobnie jak przy konsultacjach, również zakres współudziału decyzyjnego pracowników został dokładnie określony i zgodnie z treścią normy dotyczyć on powinien:
- określania mechanizmów konsultacji i współudziału,
- identyfikowania zagrożeń oraz oceny ryzyk i szans,
- określania działań mających na celu wyeliminowanie zagrożeń i ograniczania ryzyk BHP,
- określania wymagań dotyczących kompetencji, potrzeb szkoleniowych, szkoleń i oceny szkoleń,
- określania, co i w jaki sposób należy komunikować,
- ustalania środków nadzoru i ich skutecznego stosowania,
- badania incydentów i niezgodności oraz określania działań korygujących.
Konsultacje i współudział w praktyce
Zaangażowanie wszystkich pracowników w proces konsultacji i współudziału może okazać się niemożliwe, a przynajmniej niepraktyczne, stąd też w normie pojawia się możliwość ograniczenia procesu do przedstawicieli pracowników. W praktyce mamy często do czynienia z opiniotwórczymi grupami/ zespołami pracowników reprezentującymi interesy i punkty widzenia załogi. Patrząc na zakres tematyczny zagadnień, które muszą być skonsultowane z pracownikami lub muszą uzyskać ich zatwierdzenie przed wdrożeniem do stosowanie, zasadnym będzie przyjęcie założenia, iż wszystkie proponowane zmiany i nowości wpisują się w zakres takowego procesu. Takie twierdzenie znajduje ponadto poparcie w brzmieniu punktu 5.4 ISO 45001 zalecającego konsultacje i współudział pracowników w opracowywaniu, planowaniu, wdrażaniu, ocenie efektów działania i doskonaleniu systemu zarządzania BHP, a więc w pełnym cyklu PDCA.
Obowiązki organizacji w zakresie konsultacji i współudziału
Organizacja
- umożliwia, ułatwia i wspiera funkcjonowanie oraz podkreśla znaczenie procesu konsultacji i współudziału;
- zapewnia mechanizmy, czas, szkolenia i zasoby niezbędne do konsultacji i współudziału,
- zapewnia terminowy dostęp do jednoznacznych, zrozumiałych i istotnych informacji na temat systemu zarządzania BHP;
- określa i usuwa przeszkody lub bariery dla współudziału oraz minimalizuje te przeszkody lub bariery, które nie mogą zostać usunięte.
Zalety konsultacji i współudziału pracowników
Konsultacje i współudział pracowników oraz ich przedstawicieli opisywane są w załączniku A normy ISO 45001: 2018 jako mogące okazać się kluczowymi czynnikami sukcesu systemu zarządzania. Konsultacje opierają się na dialogu i wymianie informacji, które organizacja powinna rozważyć przed podjęciem decyzji. Współudział umożliwia pracownikom włączenie się do procesów decyzyjnych dotyczących sfery ich bezpieczeństwa i higieny pracy.
Skuteczność procesu konsultacji i współudziału zależy w znacznym stopniu od komfortu psychicznego zaangażowanych weń pracowników lub ich przedstawicieli, którzy nie mogą obawiać się groźby zwolnień, działań dyscyplinarnych lub innych represji za wyrażane opinie i podejmowane decyzje.
