Rozdział 6 Standardu podaje wymagania dotyczące odpowiedniego utrzymania budynków, instalacji, otoczenia itd. Podane założenia mają zastosowanie głównie dla organizacji prowadzących magazynowanie, nie jest to jednak rozdział, który firmy zajmujące się wyłącznie transportem mogą pominąć.
BRC Storage and Distribution – Sprzęt
Główne wymaganie:
Sprzęt powinien być odpowiednio zaprojektowany do zamierzonego celu i powinien być używany tak, aby zminimalizować ryzyko uszkodzenia lub zanieczyszczenia produktu.
Stosowany w magazynach sprzęt taki jak wózki widłowe, regały powinny być utrzymywane w dobrym stanie technicznym, aby zapobiec uszkodzeniu produktu. Dla wykorzystywanego sprzętu Organizacja musi ustalić częstotliwość i zasady dokumentowania inspekcji, co powinno bazować na ocenie ryzyka.
Stosowanie urządzeń napędzanych olejem napędowym, nie jest zalecane, ale jeśli taki sprzęt jest stosowany, musi być wyposażony w odpowiednie filtry do usuwania cząstek stałych.
Jeżeli są stosowane systemy automatyzacji (w tym podnośniki pionowe, systemy wyszukiwania, systemy przenośnikowe, roboty itp.) do czynności związanych z obsługą produktów, należy przeprowadzić udokumentowaną ocenę ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń dla bezpieczeństwa, legalności, jakości i integralności produktu, przy jednoczesnym zachowaniu identyfikowalności przez cały czas realizacji obsługi. Przeprowadzona ocena ryzyka stanowi podstawę do określenia procedury nadzorowania systemu, w tym zasad obsługi, konserwacji i walidacji, jeżeli zasadne.
Organizacja powinna posiadać procedury monitorowania stanu drewnianych palet i plastikowych tac, aby zapobiec ryzyku zanieczyszczenia lub uszkodzenia produktów.
Zarówno w procesach magazynowania jak i dystrybucji (transportu) wykorzystywane noże lub inne narzędzia powinny być używane w taki sposób, aby zapobiec uszkodzeniu produktów. Nie wolno używać noży z ostrzami łamanymi.
BRC Storage and Distribution – Utrzymanie obiektów
Wymaganie główne
Należy wprowadzić system planowanej konserwacji obejmujący wszystkie elementy wyposażenia, które są krytyczne dla bezpieczeństwa, legalności i jakości produktu.
Organizacja powinna udokumentować plan konserwacji lub system monitorowania stanu, który obejmuje wszystkie filie i wyposażenie. Wymagania dotyczące konserwacji mają zostać określone na etapie wdrożenia do użycia nowego sprzętu.
Prowadzenie prac konserwacyjnych nie może zagrażać produktom.
Wszystkie realizowane prace konserwacyjne pojazdów i wyposażenia muszą być dokumentowane.
Tymczasowe naprawy/modyfikacje są dozwolone tylko w sytuacjach awaryjnych i gdy nie stwarzają zagrożenia zanieczyszczenie produktu. Takie rozwiązania mają mieć określony termin i określony plan trwałej naprawy.
Zewnętrzni wykonawcy muszą być świadomi i przestrzegać norm obowiązujących w zakładzie, w tym standardów higieny i polityki kontroli zanieczyszczeń.
BRC Storage and Distribution – Kalibracja i kontrola urządzeń pomiarowych i monitorujących
Wymaganie główne:
Należy zidentyfikować sprzęt pomiarowy używany do monitorowania krytycznych punktów kontroli (CCP) oraz bezpieczeństwa i legalności produktów. Zidentyfikowany sprzęt pomiarowy należy wzorcować i wyregulować lub zweryfikować jego dokładność.
Zakład powinien identyfikować i nadzorować sprzęt pomiarowy używany do monitorowania CCP oraz bezpieczeństwa, legalności i jakości produktów, co obejmuje:
- udokumentowany wykaz sprzętu i jego lokalizacji,
- kod identyfikacyjny i termin wzorcowania,
- zapobieganie adiustacji przez nieuprawniony personel,
- ochrona przed uszkodzeniem, pogorszeniem jakości lub niewłaściwym użytkowaniem.
Organizacja sprawdza urządzenia pomiarowe z określoną częstotliwością, odpowiednio do wyników oceny ryzyka. W razie potrzeby, adiustuje urządzenia, aby zapewnić dokładność w ramach uzgodnionych parametrów. Jeżeli regulacja nie jest możliwa, niedokładny sprzęt należy wymienić.
Sprzęt powinien zapewniać czytelność i mieć odpowiednią dokładność względem prowadzonych pomiarów. Urządzenia pomiarowe wykorzystywane do pomiaru krytycznych punktów kontroli lub w zakresie bezpieczeństwa, legalności i jakości produktu powinien zachowywać spójność pomiarową, zgodnie z uznaną normą krajową.
Referencyjne wyposażenie pomiarowe (np. wzorce masy) powinno być wzorcowane i zachowywać spójność pomiarową zgodnie z uznaną normą krajową lub międzynarodową, na co Organizacja powinna posiadać dowody. Gdy wyniki pomiaru są wykorzystywane do oceny spełnienia granic krytycznych, należy wziąć pod uwagę niepewność wzorcowania.
Organizacja musi określić procedury działań, które należy podjąć w przypadku stwierdzenia, że urządzenie pomiarowe jest wadliwe. Należy podjąć działania w celu zapewnienia, że produkt zagrożony nie zostanie zwolniony do sprzedaży, a właściciel/producent produktu zostanie powiadomiony i zostaną ustalone dalsze działania ( w stosownych przypadkach).
Muszą zostać ustanowione procedury wzorcowania, weryfikacji lub, w razie potrzeby, regulacji urządzeń samokalibrujących w celu zapewnienia dokładności w ramach uzgodnionych parametrów, zgodnie z ustaloną na podstawie oceny ryzyka częstotliwością. Jeżeli regulacja nie jest możliwa, niedokładny sprzęt należy wymienić.
BRC Storage and Distribution – Sprzątanie i higiena
Wymaganie główne:
Należy wprowadzić systemy utrzymania porządku i czyszczenia, które zapewniają stałe utrzymywanie odpowiednich standardów higieny oraz minimalizację ryzyka zanieczyszczenia.
Pomieszczenia i wyposażenie powinny być utrzymywane w czystości i higienicznie.
Organizacja musi udokumentować i wdrożyć programy czyszczenia dla budynku, pojazdów, instalacji i całego wyposażenia. Częstotliwość i działania w ramach czyszczenia mają wynikać z oceny ryzyka. Program powinien uwzględniać:
- odpowiedzialność za czynności;
- przedmiot/obszar do czyszczenia;
- częstotliwość czyszczenia;
- metoda czyszczenia;
- detergenty i stężenia;
- materiały do użycia;
- zapisy z wykonanych czynności i odpowiedzialność za weryfikację.
Czyszczenie powinno być realizowane tak, aby utrzymać odpowiednie środowisko do przechowywania i dystrybucji produktów. Jeżeli procesy czyszczenia są częścią określonego planu warunków wstępnych (GHP), procedury czyszczenia i dezynfekcji oraz ich częstotliwość powinny być walidowane, z czego mają być utrzymane zapisy.
Systemy czyszczenia na miejscu (CIP) cystern, ma być zaprojektowany i obsługiwany tak, aby zapewnić skuteczność procesu i ma być odpowiednie względem transportowanych produktów. Dla systemu czyszczenia na miejscu Organizacja powinna posiadać:
- walidację, potwierdzającą poprawność konstrukcji i działania systemu;
- aktualny schemat układu systemu;
- w przypadku, gdy roztwory do płukania są odzyskiwane i ponownie wykorzystywane, ocenę ryzyka zanieczyszczenia krzyżowego (np. w wyniku ponownego wprowadzenia alergenu).
Zmiany lub uzupełnienia systemu CIP muszą być zatwierdzone przez odpowiednio kompetentną osobę przed wprowadzeniem i wymagają odnotowania.
System należy poddawać rewalidacji z częstotliwością zależną od ryzyka oraz po wszelkich zmianach lub uzupełnieniach.
Należy zapewnić odpowiedni personel, urządzenia i sprzęt, aby umożliwić przeprowadzenie czyszczenia na poziomie współmiernym do prowadzonych działań.
Trzeba prowadzić zapisy z przeprowadzonego czyszczenia, w tym mycia pojazdów wykonanych przez podwykonawców (np. czyszczenie cystern) oraz, gdy wymagają tego klienci (certyfikaty mycia).
W stosownych przypadkach skuteczność procedur czyszczenia i odkażania powinna być weryfikowana i zapisywana.
BRC Storage and Distribution – Odpady i usuwanie odpadów
Wymagania główne:
Powinny istnieć odpowiednie systemy zbierania, sortowania i usuwania odpadów.
Organizacja powinna ustanowić systemy minimalizujące gromadzenie się odpadów w obszarach przeładunku i przechowywania. Pojemniki powinny być opróżniane z odpowiednią częstotliwością i utrzymywane w odpowiednim, czystym stanie.
Zewnętrzne pojemniki na odpady i kontenery nie powinny przyciągać szkodników. Pojemniki zawierające produkty spożywcze lub opakowania powinny być przykryte lub zamknięte.
Produkty wymagające określonych warunków utylizacji przekazywane są do uprawnionych firm utylizujących. Trzeba utrzymywać zapisy dotyczące przekazania odpadu (np. karty przekazania odpadów).
Jeżeli materiały opatrzone znakiem towarowym zostają przekazane stronie trzeciej w celu zniszczenia lub usunięcia, ta strona trzecia ma prowadzić działalność związaną z usuwaniem produktów lub odpadów i dostarczyć dowód materialnego zniszczenia lub usunięcia.
Nadwyżki produktów pod marką klienta należy zutylizować zgodnie ze specyficznymi wymaganiami klienta i zachowywać zapisy (ewidencja).
Produkty marki klienta, które nie spełniają specyfikacji, mogą być sprzedawane personelowi lub przekazywane organizacjom charytatywnym lub innym, za uprzednią zgodą właściciela marki. Trzeba jednak zapewnić, że wszystkie produkty nadają się do spożycia i spełniają wymogi prawne. Zachowywać zapisy (ewidencja).
BRC Storage and Distribution – Zabezpieczenie przed szkodnikami
Wymagania główne:
Firma jest odpowiedzialna za minimalizację ryzyka inwazji szkodników.
Pracownicy powinni identyfikować oznaki aktywności szkodników i mieć świadomość konieczności zgłaszania wszelkich dowodów aktywności szkodników wyznaczonej osobie. To założenie dotyczy zarówno magazynowania jak i dystrybucji. Informacje poniżej, dotyczą wyłącznie Organizacji prowadzących działalność magazynowania.
Organizacja zajmująca się magazynowaniem powinna wszystkie produkty przechowywać tak, aby zminimalizować ryzyko inwazji szkodników. W przypadku gdy szkodniki są uważane za zagrożenie, w programie zwalczania należy uwzględnić odpowiednie środki.
W przypadku dowodów na aktywność szkodników w magazynach, należy podjąć natychmiastowe działania w celu zidentyfikowania zagrożonych produktów i zminimalizowania ryzyka zanieczyszczenia produktu. Wszelkie potencjalnie dotknięte produkty podlegają procedurze dotyczącej produktów niezgodnych.
Obecność jakiejkolwiek inwazji powinna być udokumentowana w rejestrach zwalczania szkodników i stanowić część skutecznego programu zwalczania szkodników w celu wyeliminowania lub zarządzania inwazją tak, aby nie stanowiła zagrożenia dla produktów.
Organizacja zleca usługi kompetentnej organizacji zajmującej się zwalczaniem szkodników lub zatrudnia przeszkolony personel.
Częstotliwość inspekcji określa się na podstawie oceny ryzyka i dokumentuje. Ocena ryzyka jest przeglądana gdy:
- nastąpiły zmiany w budynkach lub procesach, które mogą mieć wpływ na program zwalczania szkodników
- wystąpił poważny problem ze szkodnikami.
Świadczenie usług (niezależnie od źródła) powinno spełniać wymagania prawne.
W przypadku korzystania z usług DDD, umowa o świadczenie usług powinna być jasno określona i odzwierciedlać działalność zakładu.
Należy prowadzić dokumentację i rejestry dotyczące zwalczania szkodników, co obejmuje:
- aktualny plan całego obiektu, identyfikujący urządzenia do zwalczania szkodników i ich lokalizacje;
- identyfikacja pułapek i/lub urządzeń monitorujących;
- jasno określone obowiązki dla koordynatora z Organizacji i usługodawcy DDD;
- szczegóły dotyczące stosowanych środków do zwalczania szkodników, w tym instrukcje dotyczące skutecznego rozmieszczenia pułapek i działań, które należy podjąć w sytuacjach awaryjnych;
- wszelkie zaobserwowane działania szkodników;
- szczegóły podjętych zabiegów zwalczania szkodników.
Ewidencja może być w formie papierowej (drukowana) lub w systemie elektronicznym (np. system raportowania online).
Jeżeli ochrona przed szkodnikami realizowana samodzielnie, Organizacja musi zapewnić, że:
- operacje zwalczania szkodników są podejmowane przez przeszkolony i kompetentny personel posiadający wystarczającą wiedzę, pozwalającą wybrać odpowiednie środki chemiczne do zwalczania szkodników i metody sprawdzania oraz rozumieć ograniczenia stosowania, istotne dla biologii szkodników związanych z terenem;
- personel podejmujący działania w zakresie zwalczania szkodników spełnia wszelkie wymogi prawne dotyczące szkolenia lub rejestracji;
- dostępne są wystarczające zasoby, aby odpowiedzieć na wszelkie problemy związane z infestacją;
- zapewniony jest łatwy dostęp do specjalistycznej wiedzy technicznej;
- rozumiane i przestrzegane są przepisy regulujące stosowanie środków do zwalczania szkodników;
- do przechowywania pestycydów wykorzystywane są specjalne zamykane pomieszczenia.
Wyniki kontroli zwalczania szkodników są regularnie oceniane i analizowane pod kątem tendencji, minimalnie co roku oraz każdorazowo w przypadku infestacji.
Analiza powinna obejmować wyniki z pułapek i urządzeń monitorujących w celu zidentyfikowania obszarów problemowych. Analiza powinna być wykorzystana jako podstawa do poprawy procedur zwalczania szkodników.
Organizacja musi przechowywać zapisy z inspekcji obecności szkodników, ochrony przed szkodnikami, zaleceń higienicznych i podjętych działań. Obowiązkiem zakładu jest zapewnienie, że wszystkie odpowiednie zalecenia wydane przez usługodawcę DDD lub eksperta wewnętrznego są udokumentowane i wykonane w odpowiednim czasie.
Udokumentowany przegląd programu zwalczania szkodników powinien być przeprowadzany z częstotliwością zależną od ryzyka, ale co najmniej raz w roku, przez eksperta ds. zwalczania szkodników w celu dokonania przeglądu stosowanych środków zwalczania szkodników. Przegląd powinien:
- zapewnić dokładną inspekcję obiektu pod kątem aktywności szkodników, w tym porady na temat towarów (stanów) utrzymywanych przez dłuższy czas;
- dokonać przeglądu istniejących środków ochrony przed szkodnikami i sformułować wszelkie zalecenia dotyczące zmian.
Przegląd powinien być tak zaplanowany, aby umożliwić dostęp do sprzętu w celu przeprowadzenia inspekcji, w przypadku gdy istnieje ryzyko inwazji owadów.
