Kontekst organizacji ISO
Całkiem sporo norm ISO zawiera obecnie wymóg określenia kontekstu organizacji. Czym zatem jest ów kontekst i jak zabrać się za jego określanie? Przeanalizujmy to na przykładzie trzech popularnych norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 45001, mając jednocześnie na uwadze, że wymóg określania kontekstu dla innych norm, będzie podlegał podobnym zasadom. Jeżeli będziecie potrafili to zrobić dla norm jakościowej, środowiskowej i BHP, poradzicie sobie z każdą inną normą wymagającą określenia kontekstu organizacji.
Czym zatem jest kontekst organizacji?
Zgodnie z wytycznymi ISO 9001 Organizacja obowiązkowo określa czynniki zewnętrzne i wewnętrzne istotne dla celu i strategicznego kierunku jej działania. ISO 14001 rozszerza je o czynniki wpływające na osiąganie zaplanowanych wyników systemu zarządzania środowiskowego, a ISO 45001 o czynniki istotne dla wyników systemu zarządzania BHP. W każdym z przypadków należy monitorować owe czynniki, właśnie po to, aby mieć stałe rozeznanie w kontekście funkcjonowania organizacji. Najwyższe kierownictwo zazwyczaj, nawet bez wytycznych norm stara się mieć dobre rozeznanie w otoczeniu i warunkach funkcjonowania i może się okazać, że kroki czynione w firmie w tym zakresie są wystarczające dla spełnienia wymagań norm. Zazwyczaj jednak konieczne jest zastosowanie narzędzi i rozwiązań porządkujących ten proces.
Rozważając kontekst funkcjonowania organizacji należy zgromadzić niezbędne dane, a następnie przeprowadzić analizę ich istotności w zakresie wpływu na teraźniejszość i przyszłość organizacji. Czy jest to zatem analiza ryzyka? Jeszcze nie, natomiast informacje płynące z kontekstu będą źródłem informacji do właściwej analizy ryzyka, ale również do analizy możliwości, które w polskim tłumaczeniu norm nazywane są szansami.
Zawartość kontekstu organizacji
Co powinno się znaleźć w kontekście. Tu nie powinniście mieć większych wątpliwości. Normy czytelnie wymieniają kategorie czynników mogące wpływać na funkcjonowanie i rozwój organizacji. Jakie to kategorie? Odpowiedź jest banalna – wszystkie. Rozważania dobrze jest zacząć od sfery uwarunkowań międzynarodowych, takich jak trendy na rynkach światowych, konflikty, hossa, bessa, pandemia, itd., analizując czy jest możliwość wpływania tych czynników na naszą firmę. Następnie rozważyć czynniki ogólnokrajowe, regionalne, lokalne i te najbliższe, czyli sąsiedzkie oraz wewnątrzfirmowe.
Czy kontekst powinien uwzględniać strategię rozwojową organizacji? Raczej odwrotnie to strategia powinna być formułowana z uwzględnieniem warunków w jakich przyszło funkcjonować organizacji. Podobnie jak wizja, misja i polityki, które również powinny uwzględniać kontekst funkcjonowania organizacji.
Interesariusze w kontekście organizacji
W kontekście uwzględnić należy zewnętrzne i wewnętrzne strony zainteresowane, czyli interesariuszy. Ich wymagania i oczekiwania mogą i zazwyczaj mają znaczący wpływ na funkcjonowanie organizacji. Interesariuszami zewnętrznymi są wszelkie podmioty zewnętrzne, takie jak klienci, dostawcy, partnerzy, organy władz państwowych i samorządowych, instytucje kontrolne, fizyczni sąsiedzi organizacji, media opiniotwórcze, itd. Interesariuszami wewnętrznymi są pracownicy i wszelkiego rodzaju grupy pracownicze funkcjonujące w ramach organizacji.
Waga poszczególnych grup interesariuszy może być różna, między innymi w zależności od normy, którą przywołujemy. I tak dla przykładu w dużym uproszczeniu dla wymagań ISO 9001 najważniejsze są oczekiwania i zadowolenie klienta, a dla wymagań ISO 45001 oczekiwania i bezpieczeństwo pracowników i osób przebywających w naszej organizacji. Jeżeli firma chce spełnić wymagania kilku norm, musi uwzględnić niuanse wynikające z ich szczegółowych postanowień.
Forma kontekstu organizacji
Na początku zwróćmy uwagę na to, że normy zazwyczaj nie wymagają przechowywania kontekstu w formie udokumentowanej informacji, ale wymagają jego stałej aktualności, adekwatności i użyteczności dla poprawnego spełniania innych wymagań normatywnych. Forma pisemna zatem wydaj się być tutaj zasadna, choćby z uwagi na łatwość wykazania podczas audytów, że należycie zaopiekowaliśmy się owym wymaganiem normatywnym.
Jaką zatem formę wybrać dla kontekstu organizacji? Cóż możliwości macie całkiem sporo, ale z oczywistych względów skoncentrujemy się tylko na kilku propozycjach. Którą z nich wybrać zdecydujcie sami, choć jak zobaczycie ja mam swojego zdecydowanego faworyta.
Kontekst opisowy
Kontekst opisowy zakłada opisywanie własnymi słowami kontekstu funkcjonowania organizacji. Często jest on zawarty w księdze systemowej, a to już wieszczy kłopoty. Z praktycznego punktu widzenia nie powinno się zapisywać kontekstu jako elementu księgi. Pamiętajcie, że kontekst ma być stale aktualny, a więc natychmiast uwzględniać zmiany w organizacji i w jej otoczeniu.
Kontekst analityczny
Ta forma zakłada przeprowadzenie w ramach rozpoznawania kontekstu funkcjonowania powszechnie znanych i dość popularnych metod analiz określających czynniki wpływające na organizację i wagę tych czynników. W praktyce spotykamy tu dość często próby zastosowania analizy PEST, równie często uzupełnianej analizą SWAT. Jest to z oczywistych względów o wiele skuteczniejsze narzędzie niż wspomniany wcześniej kontekst opisowy. Analizy takie są użyteczne dla firm i dostarczają szeregu istotnych informacji.
Kontekst tabelaryczny
Takie podejście zakłada zastosowanie tabel grupujących i porządkujących informacje. Z praktycznego punktu widzenia jest to dość dobre rozwiązanie, głównie z uwagi na czytelność zapisu i łatwość utrzymywania w aktualności. Tabele zawierają zidentyfikowanych interesariuszy bądź grupy interesariuszy o podobnych oczekiwaniach i możliwościach wpływania na organizację. Kiedy zatem grupować interesariuszy w pakiety, a kiedy podchodzić do nich indywidualnie? Sprawa oczywista, decyduje poziom istotności relacji z podmiotem. Głównego inwestora, klienta strategicznego, czy też jedynego na rynku dostawcę potraktować należy indywidualnie, a np. pozostałych dostawców potraktować jako grupę podmiotów o podobnych oczekiwaniach i możliwościach oddziaływania na firmę. Nie należy bać się podobnych decyzji, bo określany jest kontekst organizacji i to firma decyduje o tym jak ma on wyglądać.
Kontekst organizacji – podsumowanie
Podsumowując należy przypomnieć, że w sztandarowych normach (ISO 9001, 14001, 45001) nie ma wymagania zapisywania kontekstu i utrzymywania go w formie udokumentowanej informacji. O tym jaką formę nadać kontekstowi decyduje sama organizacja. Należy jednak pamiętać, że audytor certyfikujący, weryfikację kontekstu będzie miał w planie audytu i jeżeli nie przedstawimy mu stosownych zapisów, to będzie on oczekiwał, że stosowne informacje uzyska w trakcie rozmowy od przedstawiciela najwyższego kierownictwa. Warto zatem generować zapisy dotyczące otoczenia firmy, interesariuszy i ich wpływu na organizację. Umożliwi to pełen przegląd zapisanych informacji, a co za tym idzie utrzymywanie kontekstu w stanie aktualności i adekwatności. Ułatwi to również znacznie proces dowodowy podczas audytu.
