Zgodnie z treścią normy ISO 19011:2018 audytorzy powinni postępować zgodnie z zasadami audytowania oraz profesjonalnie podchodzić do procesu audytu wykazując się szeregiem cech pożądanych dla audytora. Zasady audytowania zostały omówione w osobnym artykule, z którym możecie się Państwo zapoznać w zakładce Wiedza – artykuły grudzień 2023. Co do cech audytora w tym audytora wewnętrznego, to obejmują one 13 charakterystycznych przymiotów, które muszą być obecne w świadomości i przyświecać w pracy audytora. Nie ma wytłumaczenie dla postaw ignorujących którąkolwiek z pożądanych cech audytorskich. Zatem na audytorów wewnętrznych powinniśmy wybierać wyłącznie osoby posiadające wymienione poniżej przymioty, a nasz program audytu wewnętrznego powinien być tak ułożony, aby uwzględniać konieczność uwzględniania określonych postaw w procesie audytu. Wszelkie utrudnienia w zakresie audytów utrudniające zachowania zgodne z pożądanymi powinny być identyfikowane i eliminowane na etapie analizy ryzyka dla programu (w tym procesu) audytu.
Katalog przymiotów audytorskich wg ISO 19011 obejmuje bycie:
- etycznym, czyli prawdomównym, szczerym i uczciwym, co wyklucza wszelkie nadinterpretacje;
- otwartym, czyli chętnym do rozważenia alternatywnych pomysłów i punktów widzenia;
- dyplomatycznym, czyli taktownym w postępowaniu z ludźmi;
- spostrzegawczym, czyli aktywnie obserwującym otoczenie i zachodzące w nim procesy;
- percepcyjnym, czyli świadomym sytuacji i zdolnym do ich zrozumienia;
- elastycznym, czyli zdolnym do łatwego przystosowania się do różnych sytuacji;
- wytrwałym, czyli ciągle ukierunkowanym na osiąganie celów;
- zdecydowanym, czyli zdolnym do wyciągania logicznie uzasadnionych wniosków;
- polegającym na sobie, czyli zdolnym do działania i funkcjonowania w każdej sytuacji;
- zdolnym do działania odpowiedzialnie i etycznie, nawet jeżeli takie działanie nie zawsze może być popularne i może czasami skutkować brakiem porozumienia lub konfrontacją;
- otwartym na doskonalenie, czyli chętnym do wyciągania wniosków z sytuacji;
- wrażliwym kulturowo, czyli spostrzegawczym i szanującym kulturę audytowanego;
- zdolnym do współpracy, czyli skutecznie współpracującym z innymi uczestnikami audytu.
Nie wszyscy audytorzy wewnętrzni posiadają wszystkie z wymienionych cech. Należy jednak zauważyć, że nawet część audytorów wiodących ich nie posiada ich wszystkich. Nie zwalnia to jednak audytorów z obowiązku posiadania świadomości pełnego katalogu cech pożądanych i stałej pracy nad sobą w celu wypracowania postaw zgodnej z wzorcem charakterologicznym audytora. Niektórym przyjdzie to łatwiej, inni nigdy nie będą, czyli się w pełni komfortowo w skórze audytora.
Zwróćmy zatem uwagę na podstawowe, a zarazem częste błędnie interpretowane postawy podczas audytowania. Pewność siebie, to elementarna zasada, ale nie może się ona przeradzać w arogancję i pychę. Pamiętać należy również, że audytor pracuje w oparciu o fakty, więc wszelkiego rodzaju domysły i nadinterpretacje odbiegające od dowodów audytowych są niedozwolone. Postawa audytora musi być nacechowana otwartością, co powinno pozwolić audytowanemu na nieskrępowaną wypowiedź w omawianej kwestii. Wykluczona jest postawa, w której audytor ma w głowie jedyny słuszny wg niego wzorzec postępowania i oczekuje, że zostanie on spełniony przez audytowanego. Audytor oceni sytuację w stosunku do kryterium audytu dopiero po uzyskaniu klarownych dowodów. Kolejną ważną kwestią jest bycie wytrwałym w dążeniu do osiągnięcia celów audytu, co jest związane z realizacją planu audytu. Nie wszystko może pójść tak jak zaplanowano, zatem elastyczne podejście będzie nieodzowne. Audytor rozumie sytuację w jakiej się znajduje, uwzględnia wszelkie niuanse, emanuje kulturą osobistą i pewnością. W praktyce audytor ma do czynienia z różnymi charakterami i postawami audytowanego. Musi zatem być przygotowany w różne scenariusze, zwłaszcza podczas rozmów, które są przecież jednym z najważniejszych źródeł zbierania informacji.
